ENTORNOS COLABORATIVOS

La comunicación entre los diferentes activos requiere un acceso dinámico a los recursos que estos comparten. Ésta y otras funcionalidades son posibles gracias a los entornos colaborativos, que permiten optimizar el flujo de trabajo y aumentar el rendimiento global de una empresa. 

El acceso a la información y a los recursos que las empresas ponen a disposición de sus empleados y, en algunos casos, a activos externos, como pueden ser partners comerciales, clientes o proveedores, desempeña un papel fundamental en el flujo de trabajo de la compañía. Los sistemas de información resultan ineficaces si no se dispone de herramientas o aplicaciones que proporcionen un acceso dinámico a los datos que en estos se almacenan.
                              

Características del entorno

 
Uno de los factores que hay que tener en cuenta a la hora de implantar una solución colaborativa es la complejidad del entorno. Normalmente, una pyme española que disponga de 5 o 10 empleados no necesita invertir en una plataforma que proporcione servicios colaborativos ya que los métodos convencionales de comunicación entre los trabajadores, como pueden ser el correo electrónico basado en servidores externos, el fax y el teléfono, son más que suficientes para que el flujo de trabajo sea óptimo.
Otro de las factores que hay que tener en cuenta es la cantidad de información que circula por los sistemas de una empresa. Por regla general, esta cantidad va en función de la actividad que realiza la empresa. Por ejemplo, una empresa del sector financiero o de seguros moverá una cantidad de información muy superior a una empresa que se dedique a vender ordenadores. La sensibilidad de la información juega también un papel fundamental y, en cualquier caso, la forma en que se procesa y se accede a la información debe ajustarse a la Ley Orgánica de Protección de Datos. Los administradores del sistema tienen la responsabilidad de gestionar los permisos de acceso para que únicamente los usuarios autorizados puedan visualizar la información.

                      

Microsoft Exchange, la opción más extendida

El ejemplo más claro de una plataforma para entornos colaborativos es Microsoft Exchange, un servidor que, en las sucesivas versiones que han aparecido hasta la fecha, no ha destacado por su amplia funcionalidad ya que ofrece servicios básicos como correo electrónico, agenda compartida. De cualquier modo, Exchange Server ha dominado el mercado de la mensajería prácticamente desde que hizo su aparición. La proliferación de plataformas Microsoft y la facilidad de uso por parte del cliente catapultaron a Exchange como la plataforma preferiada en el segmento corporativo. Por otro lado, el sistema de licencias por usuario hacen que esta solución de Microsoft tenga un buen grado de aceptación entre las grandes corporaciones, que prefieren optan por soluciones UNIX.
Recientemente, Microsoft ha anunciado el próximo lanzamiento de una nueva versión de Exchange Server, denominada Titanium, que estará disponible a mediados de 2003. Titanium estará basado en el código utilizado por su antecesor, Exchange 2000 y no formará parte de la estrategia .Net de la compañía.
Las nuevas características de Titanium han sido implementadas para cubrir las demandas de los clientes y adaptarse a los entornos actuales de trabajo. La mensajería unificada permite a los usuarios establecer comunicación mediante voz, correo electrónico y fax en una sola ventana.
Con el desarrollo de Titanium, Microsoft tiene previsto suspender el desarrollo de Mobile Information Server (MIS), una plataforma que permite acceder de forma segura a la información corporativa desde dispositivos móviles. La funcionalidad de MIS estará dividida en tres y repartida entre otros productos de Microsoft ya que Titanium soportará las funciones de acceso desde dispositivos móviles. Este acceso se verá potenciado gracias a servicios proporcionados por terceras partes, como es el caso de Telefónica Móviles España (TME) que, gracias a un acuerdo de colaboración con IBM y Microsoft, ha desarrollado un servicio de datos para empresas, denominado Oficin@ Movistar, que permite el acceso desde dispostivos móviles a las aplicaciones de gestión de información personal más típicas de las empresas, como Exchange Server.
 

Oracle busca cuota en entornos colaborativos

Han sido varios los intentos de Oracle por introducirse en el mercado de la mensajería, todos ellos sin éxito. Recientemente, y apoyándose en su amplia experiencia en entornos de bases de datos, la compañía ha anunciado el lanzamiento de un entorno colaborativo con el que pretende competir con la plataforma Exchange de Microsoft. Esta nueva solución incluye acceso directo a las bases de datos Oracle 9i, mensajería unificada y la tecnología de calendario recientemente adquirida de la compañía Steltor.
El nuevo producto, denominado Oracle Collaboration Suite (OCS), es capaz de gestionar correo electrónico, tareas y dispone de funciones como comunicación de voz, fax, agenda, archivos compartidos, búsqueda y flujo de trabajo colaborativo.
Gracias a la integración del servidor de correo electrónico y el servidor de archivos con OCS, los clientes pueden ahorrar en hardware, software y costes de administración. Además, las características de acceso inalámbrico y de voz permiten enviar correo electrónico, mensajes de voz y fax, archivos y tareas desde el escritorio, la Web, PDA y otros dispositivos móviles.
Al estar desarrollada sobre la base de datos y servidor de aplicaciones Oracle 9i, esta solución soporta desde miles hasta millones de usuarios y dispone de características de alta disponibilidad como recuperación de desastres y copia de seguridad automatizada. Asimismo, OCS es 100% compatible con Microsoft Outlook.
Según Rene Bonvanie, vicepresidente de marketing de Oracle, este lanzamiento está enmarcado dentro de una estrategia para, entre otras cosas, prevenir que Microsoft mantenga el monopolio del mercado de la mensajería y dicte a Oracle cómo debe interoperar con Exchange. Bonvanie ha declarado que “Lotus es irrelevante en este mercado, si nosotros no nos mantenemos firmes, Microsoft arrasará con todos, incluyendo a Lotus, de la misma forma que hizo con Novell hace unos pocos años”. En esta última afirmación, Bonvanie hace referencia a la solución de mensajería Groupwise de Novell.

La evolución de Novell

Mientras la cuota de mercado de NetWare continúa cayendo en picado, Novell ha apostado fuerte por su estrategia One Net. La cuestión es si con ella podrá recuperar o no a sus usuarios, muchos de las cuales ya han migrado a Windows, el sistema operativo de Microsoft. Para ello, la compañía ha respondido en tres frentes: ampliando las posibilidades de Netware, evolucionando hacia una compañía de servicios y, tratando de echar a un lado al enemigo, en último lugar.
Imagínese un software que ofrece a los usuarios una visión de la red única y sin fisuras, en cualquier lugar en que se encuentren y a donde quiera que les lleven sus navegadores de Internet. Esta visión estará controlada y dirigida por un directorio, que se convierte en una suerte de Sistema Operativo (SO). 
Sin embargo, a los usuarios no les preocupan ya los sistemas operativos, ni tampoco los directorios y, lo único que desean es encontrar respuestas a sus problemas comerciales. Se trata, desde luego, de una visión de futuro atrevida, pero Novell se está “jugando la compañía” en ella.
Novell introdujo su sistema operativo NetWare en 1983 y, a comienzos de los años 90, poseía casi un 70 por ciento del mercado de sistemas operativos de red. Sin embargo, a partir de entonces, bajo el acoso de Windows, Unix y Linux, sus ventas y su cuota de mercado se han reducido considerablemente.
Ahora, Novell está respondiendo en tres frentes. En primer lugar, ha desplazado los esfuerzos de desarrollo de aplicaciones y de marketing desde NetWare a productos de colaboración, servicios de directorio y gestión de redes, que ofrecen un mayor potencial de crecimiento, en particular para eBusiness. 
En segundo lugar, Novell espera evolucionar desde ser una compañía que vende productos a personas técnicas de nivel medio a una que ofrece paquetes de productos y servicios de consultoría a directores senior de TI y de Recursos Humanos. Este esfuerzo recibió un gran impulso en Julio cuando Novell adquirió la firma Cambridge Technology Partners y, en una sola operación, aumentó su plantilla de consultores de 350 a casi 3.000 personas.
Finalmente, Novell ha adoptado un enfoque de “si no puedes derrotarlos, échalos a un lado,” para apartar la amenaza de Microsoft, y está haciendo evolucionar sus productos hacia estándares abiertos como XML y hacia la independencia respecto a su sistema operativo de red más importante, NetWare. 
Novell afirma que su estrategia One Net incorporada en su producto NDS eDirectory ofrecerá a los usuarios una visión y un punto de acceso únicos a los recursos, tanto si están en redes públicas como si están en redes privadas, intranets, extranets o en Internet.
No obstante, a pesar de los comentarios favorables de los usuarios ante estos cambios, Novell continúa perdiendo cuota de mercado. Al comenzar a llegar los servidores de aplicación Windows, muchas empresas y organizaciones comenzaron a adoptar como estándar este sistema operativo de red de Microsoft. Ahora, el Active Directory de Windows 2000, estrechamente integrado con Windows y con otras aplicaciones de Microsoft, está generalizando el uso de los servicios de directorio otra área en la que Novell se ha destacado por su calidad.
NetWare 6, introducido en octubre pasado, ilustra la nueva dirección seguida por Novell. Así, soporta eDirectory, que es el sistema de directorios de Novell, y añade servicios para usuario final como iPrint, que permite a los usuarios finales que tienen navegadores Web encontrar y utilizar impresoras, y iFolder, que les permite acceder a y sincronizar ficheros almacenados en servidores de ficheros que funcionan bajo una variedad de sistemas operativos. 
La versión 6 de NetWare de Novell se ha convertido en un conjunto de servicios. NetWare 6 elimina también la necesidad del software cliente NetWare, históricamente propenso a generar problemas, utilizando en su lugar el cliente de red Windows. Y, además, hace más fáciles las actualizaciones. “Es posible ofrecer un servicio NetWare a cualquier usuario, sin que el administrador tenga que tocar siquiera al cliente”, dice. 
Lo más importante es que los productos de Novell, desde ZENworks a GroupWise, están siendo desarticulados de NetWare. Ahora sólo requieren eDirectory, que funciona en una variedad de sistemas operativos de red, desde NT a Solaris. Novell está apostando porque, uniendo sus propias aplicaciones a eDirectory y ofreciendo después conexiones a otros directorios a través de su servicio de metaDirectorio DirXML, los usuarios lo adoptarán como nexo de unión para conectar todas las aplicaciones y directorios, tanto dentro como fuera de la empresa.
Actualmente, tanto los usuarios de Novell como los analistas aplauden estos desarrollos. Novell tiene también una clara ventaja de calidad frente a Microsoft, dice un analista de IDC, “Microsoft se está enfrentando a problemas de escalabilidad, seguridad y gestión que Novell ha resuelto hace años. Y Novell tiene mejores servicios de directorio, mejores herramientas de gestión y mejores herramientas de aprovisionamiento de usuarios,” añade. 
Además, Novell ha elegido la estrategia adecuada para avanzar más allá del ámbito de los sistemas operativos antiguos ya que muchas empresas y organizaciones grandes están comenzando a considerar a Novell como el medio que unirá a clientes Windows con servidores Windows y con servidores como Solaris.
A pesar de los comentarios favorables a la dirección seguida por Novell, muchos usuarios están desertando silenciosamente para unirse a Microsoft. Según un estudio reciente de Gartner, un 36 por ciento de los usuarios de NetWare afirman que están convirtiendo o han convertido sus servidores NetWare a Windows 2000 ó NT. Aún así, muchos de ellos reconocen que, “los servidores NT son buenos, y muy fiables pero consideran técnicamente superior a NT en muchos aspectos”. 
La clave está en el impulso y la fuerza de Microsoft, en su dinero, su investigación y desarrollo y su maquinaria de marketing. “Si funciona y es fiable y se obtiene un 90 por ciento, quizás ese 90 por ciento es suficiente”, declaran los usuarios. ¿Deberán preocupar esa fuerza y ese impulso de Microsoft a los usuarios de Novell? “Novell no va a desaparecer”, opina un analista de Gartner. “Y respecto a esas migraciones de NetWare a Windows, resulta muy difícil encontrar la justificación en base al costo o la justificación tecnológica”, concluye.
Sin embargo, persuadir a los usuarios a adoptar eDirectory, que es la plataforma sobre la que están basadas ahora todas las aplicaciones Novell, podría resultar difícil, según IDC. “Si se considera a eDirectory como un sistema operativo, será un problema. Si alguien está comprometido con Active Directory, tendrá que considerarlo como una migración de sistema operativo”. “Por lo tanto, la clave para Novell está en hacer que la decisión sobre eDirectory se parezca más a las decisiones que adoptan las compañías sobre bases de datos, cuando buscan una solución a un problema comercial”, concluyen.
Novell tiene muchos productos que encajan dentro de su estrategia One Net. Los siguientes son algunos de los elementos básicos:
Netware 6: La nueva versión prescinde del cliente Netware e introduce iPrint y iFolder, que son servicios basados en navegador Web que ayudan a los usuarios a encontrar y utilizar impresoras y acceder a documentos desde cualquier lugar en que estén situados.
NDS eDirectory: Novell Directory Services, relanzado como eDirectory hace dos años, lleva al servicio de directorio de la compañía, de ocho años de antigüedad, a la independencia de sistema operativo, con soporte nativo para Windows 2000, NT, Solaris, Linux y NetWare. eDirectory se ha convertido en la base sobre la que descansan todos los otros productos de Novell.
DirXML: El metadirectorio de uso compartido de datos y sincronización de Novell basado en XML e introducido el año pasado actualiza de manera continua perfiles de usuarios y otras informaciones entre eDirectory y otros directorios de empresa. A menos que un directorio de destino almacene sus datos en XML, se requiere software de interface de “conexión” especial. Hasta ahora, Novell ofrece conectores para software Microsoft Exchange, Lotus Notes, PeopleSoft y SAP.
GroupWise 6: Esta versión, introducida en abril, extiende el producto de correo electrónico y colaboración de Novell para soportar dispositivos inalámbricos, y funciona en cualquier servidor que funcione bajo eDirectory.
ZENworks: Las populares herramientas de Novell para gestión de desktop y servidor, que utilizan eDirectory, están siendo renovadas. La próxima versión de ZENworks for Servers no requerirá ya NetWare, y ZENworks for Desktops eliminará la necesidad de software cliente Novell.
iChain: El software de autentificación y autorización de usuarios de Novell está diseñado para funcionar con eDirectory y ofrecer capacidad “single sign-on”.

Lotus Software, un clásico renovado 

Lotus Software, compañía integrada en IBM, ha sido una de las compañías que han destacado en el mercado de los entornos colaborativos. Sus productos Lotus Notes y Domino son una alternativa eficaz a Microsoft Exchange y ofrecen las funcionalidades necesarias para garantizar una buena comunicación y flujo de trabajo.
META Group estima que el porcentaje de mensajes no deseados o spam, recibidos a través de Internet en el entorno empresarial, oscila entre el 2por cien y el 10 por cien y se espera que este número aumente hasta el 10 por cien o 20 por cien en los próximos cinco años. Las medianas empresas suelen recibir en conjunto un total de aproximadamente 20.000 mensajes no solicitados al día. El estudio también estima que un empleado que reciba sólo 5 mensajes no deseados al día y dedique 30 segundos a cada uno de ellos, perderá 15 horas al año gestionando su buzón de correo electrónico. Además de malgastar tiempo y reducir la productividad, dichos mensajes desperdician numerosos recursos del área de sistemas, ya que bloquean los servidores de correo y las redes locales y sobrecargan los buzones, afectando negativamente el rendimiento de la red. En un mercado tan competitivo como el actual, las empresas no pueden permitirse ningún problema que pueda complicar la colaboración entre empleados.
Mientras que algunos productos de software de otros fabricantes dejan en manos del usuario final la gestión del correo electrónico no deseado, la tecnología anti-spam del software Lotus de IBM actúa directamente sobre el servidor, reduciendo los costes de administración y mantenimiento y permitiendo a los administradores de sistemas un mayor control sobre los mensajes que reciben los empleados.
Lotus Domino R6 proporciona un mayor apoyo a los administradores para controlar los mensajes entrantes de ciertas listas de distribución y correo así como una mayor ayuda para comprobar las listas negras públicas. Si la dirección IP de un servidor conectado pertenece a una de estas listas, los administradores decidirán cómo tratar los mensajes que se reciban desde ese servidor. Gracias al uso de las nuevas reglas de correo, los administradores pueden filtrar todos los mensajes por su contenido y luego rechazar, no entregar, detener o dirigir hacia una base de datos los mensajes no deseados. 

Conclusión

Los entornos colaborativos aportan unas características al flujo de trabajo de una empresa que, bien aprovechadas, permiten aumentar el rendimiento global. 
Hasta la fecha, los principales desarrolladores de este tipo de soluciones no utilizaban tecnologías basadas en estándaresp, lo que dificultaba o hacía imposible la interoperabilidad entre productos de distintos fabricantes. Esta situación ha mejorado notablemente gracias al uso de SOAP y XML que, si bien no garantizan una completa compatiblidad entre distintos productos, permiten en muchos casos la comunicación a bajo nivel entre aplicaciones y ofrecen funciones básicas de acceso a datos.
Por último, destacar que el modelo de licencias por usuario es el más extendido entre las soluciones para entornos colaborativos. De este modo, el cliente paga en función del número de usuarios que vaya a soportar la plataforma y puede ir adquiriendo licencias adicionales de acuerdo a las necesidades de la empresa en cada momento. De cualquier modo, este modo de licencias siempre resulta más económico que adquirir el producto para un número ilimitado de usuarios, sobre todo en países como España donde abundan las pyme.